Το σημερινό επιχειρηματικό περιβάλλον χαρακτηρίζεται από καινοτομία και συνεχείς μεταβαλλόμενες προτεραιότητες.  Γι’ αυτό η σημασία της αποτελεσματικής διαχείρισης του χρόνου είναι καθοριστική. Ανεξάρτητα από το αν είστε ένας έμπειρος επιχειρηματίας, μια αφοσιωμένη εργαζόμενη ή ένα άτομο που εκτελεί πολλαπλούς ρόλους στη ζωή, η ανάπτυξη ικανότητων στη διαχείριση του χρόνου είναι ζωτικής σημασίας. Η πρόθεση αυτού του άρθρου είναι να προσφέρει σύγχρονες τεχνικές διαχείρισης χρόνου καθώς και πρακτικές εφαρμογές με σκοπό να σας βοηθήσει να πετύχετε μια ισορροπίας μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής.

Τι είναι η διαχείριση χρόνου;

Η αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου περιστρέφεται γύρω από τον καθορισμό στόχων, την ενδεχόμενη ιεράρχηση αυτών των στόχων και την εκτέλεση προγραμματισμένων εργασιών εντός του προγραμματισμένου χρόνου. 

Ενώ ακούγεται απλό, στην πράξη ο προγραμματισμός ανατρέπεται γιατί η εργασία μας εξαρτάται από την εργασία των άλλων.  Αν ένα άτομο βγει εκτός της προθεσμίας του, επηρεάζει τις προθεσμίες των υπολοίπων συναδέλφων.  Για να προλάβουν οι επόμενοι «πιέζονται» μ’ αποτέλεσμα να αγχώνονται, να κάνουν κάτι πρόχειρα ή να εργάζονται εις βάρος της προσωπικής τους ζωής.

Τα οφέλη της Αποτελεσματικής Διαχείρισης Χρόνου

Αυξάνει την παραγωγικότητα: Η αποτελεσματική διαχείριση χρόνου, σάς επιτρέπει να ολοκληρώνετε περισσότερες εργασίες σε μικρότερο χρονικό διάστημα. Εστιάζοντας σε αυτό που πραγματικά μετράει και είτε απορρίπτοντας είτε εκχωρώντας λιγότερο σημαντικές εργασίες, μπορείτε να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητα του χρόνου εργασίας σας.

Ποιοτική Εργασία: Ο επαρκής χρόνος που αφιερώνεται για σημαντικά καθήκοντα οδηγεί σίγουρα στην καλύτερη ποιότητα του τελικού αποτελέσματος. Οι εργασίες που γίνονται βιαστικά ή/και χωρίς συγκέντρωση δεν έχουν την αποτελεσματικότητα των εργασιών που προγραμματίζονται λεπτομερώς και υπάρχει ο κατάλληλος χρόνος για την ολοκλήρωσή τους.

Μείωση Άγχους: Η πίεση μειώνεται δραστικά όταν υπάρχει γνώση του αντικειμένου και ιεράρχηση των εργασιών που απαιτούν άμεσα ολοκλήρωση σε σχέση με καθορισμένους στόχους.

Ισορροπία εργασίας – προσωπικής ζωής: Η αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου όχι μόνο ενισχύει την επαγγελματική σας απόδοση, αλλά και δημιουργεί χώρο για την προσωπική ανάπτυξη και δραστηριότητες αναψυχής.

Θεμελιώδεις αρχές για αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου

Διαμόρφωση στόχων

Η πράξη καθορισμού στόχων είναι ο ακρογωνιαίος λίθος για την επιτυχή διαχείριση του χρόνου. Εφαρμογή των κριτηρίων S.M.A.R.T. (Συγκεκριμένα, μετρήσιμα, εφικτά, σχετικά, χρονικά δεσμευμένα) για την επίτευξη σαφώς καθορισμένων, ρεαλιστικών στόχων.

Καθορισμός προτεραιοτήτων Εργασιών

Η Αρχή του Eisenhower, ένα εργαλείο που αποτελείται από τέσσερα τεταρτημόρια κατηγοριοποιημένα με βάση τα επίπεδα του επείγοντος και της σημασίας έχει αποδειχθεί ανεκτίμητη για την αποτελεσματική ταξινόμηση και ιεράρχηση των εργασιών.

Διαχωρισμός εργασιών

Ο διαχωρισμός των μεγαλύτερων εργασιών σε μικρότερες, εύκολα διαχειρίσιμες μονάδες απλοποιεί την εκτέλεση και απλοποιεί την παρακολούθηση της προόδου. Τεχνικές όπως η τεχνική Pomodoro προσφέρουν χρησιμότητα σε αυτό το πλαίσιο.  Η τεχνική Pomodoro είναι μια μέθοδος διαχείρισης χρόνου που αναπτύχθηκε για να βελτιώσει τη συγκέντρωση και την παραγωγικότητα. Χρησιμοποιεί έναν χρονοδιακόπτη για να χωρίσει τον χρόνο εργασίας σε περιόδους των 25 λεπτών, με διαλείμματα των 5 λεπτών. Κάθε κύκλος εργασίας και ανάπαυσης ονομάζεται “Pomodoro”. Στοχεύει στη μείωση της αναβλητικότητας και στην αποτελεσματικότερη διαχείριση του χρόνου.

Μακροπρόθεσμος και βραχυπρόθεσμος προγραμματισμός

Χρησιμοποιήστε εργαλεία οργάνωσης (Time Planners), λίστες εκκρεμών εργασιών και ψηφιακά ημερολόγια, για να περιγράψετε τις δραστηριότητες σας. Ο προγραμματισμός σας θα πρέπει να περιλαμβάνει τόσο μακροπρόθεσμα χρονοδιαγράμματα (ετήσια, τριμηνιαία, μηνιαία) όσο και βραχυπρόθεσμα χρονοδιαγράμματα (εβδομαδιαία, ημερήσια).  Πέραν από το γεγονός ότι θα σας θυμίζει τις εργασίες που πρέπει να εκτελέσετε, σας βοηθά να παρακολουθείτε και την πρόοδο των εργασιών. Εάν είστε στην αγορά, η πλατφόρμα μας είναι η καλύτερη επιλογή σας! Το μεγαλύτερο εμπορικό κέντρο!

Χρονοδιαγράμματα

Προγραμματίστε κάποιες χρονικές περιόδους για συγκεκριμένες εργασίες ή κατηγορίες εργασιών. Αυτή η προσέγγιση εξαλείφει τις παγίδες της πολυδιεργασίας (το γνωστό multi-tasking) και ενθαρρύνει τη συγκεντρωμένη προσπάθεια.

Αυτόματη επεξεργασία δέσμης εργασιών

Συνδυάστε παρόμοιες εργασίες σε ένα μόνο χρονικό πλαίσιο. Αυτή η μέθοδος μειώνει το γνωσιακό φορτίο που σχετίζεται με τη μετάβαση μεταξύ διαφόρων τύπων εργασιών.

Η Αρχή των δύο λεπτών

Αν μια εργασία απαιτεί δύο λεπτά ή λιγότερο για την ολοκλήρωση της καλό είναι να ολοκληρώνεται αμέσως. Η αρχή αυτή συμβάλλει στην ελαχιστοποίηση των καθυστερήσεων των ασήμαντων εργασιών.

Χρήση τεχνολογίας

Αξιοποιήστε κάποιο εξειδικευμένο λογισμικό και εφαρμογές διαχείρισης χρόνου για την παρακολούθηση των καθημερινών δραστηριοτήτων σας, καθορίζοντας υπενθυμίσεις έγκαιρα και παρατηρώντας τα συνολικά επίπεδα παραγωγικότητας.

Παραδείγματα τέτοιων εφαρμογών:

1. Forest: Είναι μια εφαρμογή που χρησιμοποιεί την τεχνική Pomodoro και επιτρέπει στους χρήστες να “φυτεύουν” ένα “δέντρο” κατά τη διάρκεια του χρόνου εργασίας, το οποίο “πεθαίνει” εάν διακόψουν την εργασία τους.
2. Toggl: Προσφέρει εκτενείς λειτουργίες για την παρακολούθηση του χρόνου, συμπεριλαμβανομένων αναλυτικών εκθέσεων και της δυνατότητας να “πιάσετε” διάφορα έργα και εργασίες.
3. Asana: Είναι περισσότερο μια πλατφόρμα διαχείρισης έργων, αλλά διαθέτει δυνατότητες παρακολούθησης χρόνου και οργάνωσης εργασιών.
4. Todoist: Αυτή η εφαρμογή επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν λίστες εργασιών, να ορίζουν προθεσμίες και να προγραμματίζουν υπενθυμίσεις, διευκολύνοντας έτσι τη διαχείριση του χρόνου.
5. Focus Booster: Βασίζεται στην τεχνική Pomodoro και προσφέρει απλές αλλά αποτελεσματικές δυνατότητες για τη διαχείριση του χρόνου, συμπεριλαμβανομένων χρονομέτρων και στατιστικών.
6. Microsoft To Do: Παρέχει μια εύκολη στη χρήση πλατφόρμα για τη δημιουργία λιστών εργασιών, με δυνατότητα ενσωμάτωσης σε άλλα προϊόντα της Microsoft όπως το Outlook.

Η επιλογή της κατάλληλης εφαρμογής θα εξαρτηθεί από τις ατομικές ανάγκες, τους στόχους και τις προτιμήσεις σας στον τομέα της διαχείρισης του χρόνου.

Παγίδες στη διαχείριση χρόνου και στρατηγικές αποφυγής

Αναβλητικότητα

Η αναβλητικότητα συχνά προέρχεται από το φόβο αποτυχίας ή τελειομανών τάσεων. Μπορείς να την καταπολεμήσεις επικεντρώνοντας στην «Επόμενη Δράση» και την εφαρμογή τεχνικών όπως ο «Κανόνας των 5 λεπτών», που δεσμεύουν μόλις πέντε λεπτά για να ξεκινήσεις μια εργασία.  Όταν ξεκινήσεις μια εργασία είναι πολύ πιο εύκολο να την συνεχίσεις ακόμη και σ’ άλλη φάση, μέχρι να τελειώσει.

Διακοπές και περισπασμοί

Βρείτε έναν χώρο εργασίας ο οποίος σας εμπνέει και καθιερώστε άκαμπτα όρια για την ελαχιστοποίηση των εξωτερικών διακοπών. Χρησιμοποίησε εργαλεία όπως Focus Mode στο κινητό ή H/Y, για να αποφύγετε περισπασμούς που θα σας κάνουν να χάσετε την συγκέντρωση.

Μην φοβάστε να λέτε όχι

Αποκτήστε την ικανότητα να λέτε “όχι” ή να εκχωρείτε ευθύνες που δεν συμβαδίζουν με τους στόχους σας ή δεν εμπίπτουν στον τομέα της ειδικότητάς σας.

Αποτυχία επαναξιολόγησης

Επανεξετάστε και προσαρμόζετε τακτικά τους στόχους και τις προτεραιότητές σας σε σχέση με τις εξελισσόμενες συνθήκες και τις νέες απαιτήσεις.

Απ’ αυτή την άποψη, το ταξίδι προς τη διαχείριση του χρόνου παραμένει μια συνεχής προσπάθεια, ανάλογη με το ρολόι που δεν παύει ποτέ να χτυπά.

Όπως είπε εύστοχα ο Peter Drucker, ο γνωστός γκουρού του Μάνατζμεντ: “Ο χρόνος είναι ο πιο σπάνιος πόρος, και αυτός που δεν τον διαχειρίζεται, δεν μπορεί να διαχειριστεί τίποτα άλλο.” Ως εκ τούτου, κάντε την αποφασιστική επιλογή σήμερα να έχετε υπεροχή στην διαχείριση χρόνου για ν’ ανοίξετε τους ορίζοντες σας σε ανεκμετάλλευτες ευκαιρίες και επιτυχίες.

Στον συνεχώς εξελισσόμενο τομέα τόσο της επαγγελματικής όσο και της προσωπικής ανάπτυξης, οι αποτελεσματικές στρατηγικές διαχείρισης του χρόνου βρίσκονται πάντα υπό εξέλιξη και τελειοποίηση. 

Η Knowledge ως πιστοποιημένο KEK προσφέρει το σεμινάριο Διαχείρισης Χρόνου ως επιχορηγημένο σεμινάριο ΑνΑΔ.